A magyar cégeknél nem vizsgálják, hogy ki mennyit nyomtat

Egy tipikus magyar vállalkozásnál alig tartják számon, hogy melyik munkatárs mit és mennyit nyomtat, az elhasznált papírok mennyiségét pedig nem is lapszámban, hanem doboznyi kiszerelésben mérik, viszont a tintasugaras helyett szinte mindenhol lézernyomtatót használnak.

Ugyanakkora a hazai kkv-k többsége nem tudja, mire való egy dokumentumkezelési rendszer, és hogyan segít csökkenteni a költségeket - derül ki annak a kutatásnak az eredményeiből, amelyet a Canon Hungária megbízásából a Trend International Market Research készített magyar kkv-k és nagyvállalatok munkatársai körében.

Ötezer lapot nyomtatnak egy hónapban
A kutatás eredményei szerint a megkérdezett vállalatoknál jellemzően nyomtatópapírt tartalmazó (jellemzően 500 lapos) dobozok fogyása alapján tartják nyilván használatukat. A válaszadó cégek felénél havonta 2-10 doboz papírt használnak fel, ami ezer-ötezer darab kinyomtatott papírt jelent. 18%-uknál ennél több, 11-50 doboz papír, tehát akár havi huszonötezer lapot is felhasználnak egy átlagos hónapban.

Összességében a vállalkozások fele 2016 végén ugyanannyit nyomtatott, mint a korábbi években, és ezen a téren nincs jelentős különbség a különböző méretű cégek között. A vállalkozások 28%-a szerint valamilyen mértékben kevesebb lett a nyomtatási mennyiség, viszont 17% többet nyomtat, mint a korábbi években. Azoknál a vállalatoknál, ahol a munkatársak bevallása szerint a korábbinál kevesebbet nyomtatnak, a legtöbb esetben (38%) az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése miatt csökkent a nyomatok száma.

Így kerül a bizalmas szerződés az óvodába
A vállalkozások háromnegyedénél nem tartják számon, hogy egyes munkatársak vagy osztályok mennyit nyomtatnak, pedig a mai hálózati printerekkel ez nagyon könnyen megoldható például felhőalapú megoldással, amelynek használata a kis- és középvállalkozások esetében nem is jár extra beruházási költséggel.

Ám minél nagyobb a vállalkozás mérete - és minél több a nyomtatóinak száma -, annál tudatosabban kontrollálják a nyomtatások számát. A nyomtatás kontrollja a tudatosabb vállalkozások közel felénél kimerül abban, hogy nyomon követik printerek beépített lapszámlálóját. Csupán a tudatosabb vállalatok harmadánál kötelezik a munkatársakat arra, hogy a belépőkártyáikkal azonosítsák magukat a printer használatához.  Bár a mindennapi munkát jelentősen megkönnyíti, az okostelefonról vagy táblagépről való nyomtatás csupán a megkérdezett cégek 14%-ánál lehetséges.

Összességében a cégek 86%-ánál próbálják valamilyen módon csökkenteni papírfogyasztást. A legnépszerűbb módszernek a kétoldalas nyomtatás számít, a vállalkozások 70%-uknál pedig a fénymásolás helyett inkább szkennelik a dokumentumokat. A vállalkozások 72%-ánál a rontott lapok hátoldalát hasznosítják újra: van, ahol ezeket a lapokat használják jegyzetelésre, vagy adják oda óvodáknak, otthon a gyerekeknek, hogy rajzolhassanak rá – miközben a hátoldalon egy a nyomtatóban felejtett árajánlat, vagy bizalmas szerződés is lehet.

Az irodában nem népszerű a tintasugaras nyomtató
A kutatás eredményei szerint a magyar cégek körében a tintasugaras nyomtatók nem túl népszerűek, csupán 7%-uknál használnak ilyen berendezést. 76%-uknál megtalálható ugyanakkor A3-as méretben való, egyszínű nyomtatásra alkalmas lézernyomtató, és ugyanennyien rendelkeznek színes nyomatok készítésére is alkalmas típussal. Az A4-es monokróm lézernyomtatók aránya 65%, a színeseké 35%.

Ha tudnák mi a dokumentumkezelés, sokat tudnának spórolni a cégek
A megkérdezett vállalkozások 59%-ánál nem használnak semmilyen dokumentumkezelő rendszert, és a többségük még nem is tervezi ilyen rendszer bevezetését. A mélyinterjúk során kiderült, hogy a cégek többségének nincs meg a kellő információja sem a dokumentumkezelő, sem folyamatkezelő szoftverekről, nem tudják, hogy ezeket mire tudnák használni. Pedig az adminisztrációs feladatokat minden megkérdezett cégnél számítógépen végzik.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerrel rendelkező cégek 40%-a 5 évnél régebben vezette azt be, negyedük pedig 3-5 éve. Ráadásul a megkeresett vállalkozások felénél az illetékesek sem tudták megmondani, hogy milyen típusú dokumentumkezelő rendszert használnak. Akik mégis ismerték, szinte mind különböző szoftvereket említett. Így megállapítható, hogy a dokumentumkezelő rendszerek magyar piaca teljesen széttagolt, nincs kiemelkedő szereplője, komoly lehetőség rejlik a vezető pozíció megszerzésében.